Pengertian, Komponen, Elemen, Karakteristik, Aktivitas, dan Sumber Daya Sistem Informasi

Pengertian

Sistem merupakan kumpulan dari sub-sub sistem, elemen-elemen, prosedur-prosedur yang saling berinteraksi, berintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu seperti informasi, target, dan tujuan lainnya. sedangkan Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi pengguna dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat dirasakan manfaatnya dalam keputusan-keputusan yang akan datang.

Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai gambaran, jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem (Kadir, 2002:54).

Menurut Tafri D. Muhyuzir Sistem Informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya. Atau dalam pengertian lainnya, Sistem Informasi merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi.

Perkembangan Sistem Informasi meliputi Sistem Informasi Tradisional yaitu suatu sistem informasi yang dioperasikan dan dikelola secara semi-manual. SI beroperasi secara lambat sehingga pengambilan keputusan sering berdasarkan data asumsi/perkiraan. lalu Sistem Informasi Berbasis Komputer yaitu Penggunaan teknologi komputer untuk mendukung penciptaan SI sehingga waktu menghasilkan informasi lebih singkat dengan tingkat keakuratan yang tinggi, dan mengurangi birokrasi.

lalu Sistem Informasi Berbasis Jaringan Perkantoran yaitu sistem informasi dengan jaringan komputer perkantoran untuk membuka sejumlah tempat transaksi, dan laporan dapat diperoleh secara on-line. Sistem Informasi Lintas Platform yaitu sistem informasi dengan teknologi internet yang dapat menghubungkan komputer di seluruh dunia untuk kegiatan bisnis, dikenal dengan istilah e-Business. Suatu sistem informasi pada dasarnya terbentuk melalui suatu kelompok kegiatan operasi yang tetap, yaitu: Mengumpulkan data, mengelompokkan data, menghitung, menganalisa dan menyajikan laporan.

Konsep Dasar Sistem

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang  lain, yang  berfungsi bersama­sama  untuk  mencapai tujuan tertentu.Secara  sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.

Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu :
1. Setiap sistem terdiri dari unsur­unsur.
2. Unsur­unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Konsep Dasar Informasi

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk  yang  lebih  berguna  dan lebih  berarti bagi penerimanya  yang  menggambarkan suatu kejadian­kejadian yang  nyata  yang  digunakan  untuk  pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah  atau  diinterpretasi untuk  digunakan dalam proses pengabilan keputusan.

Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah  suatu  sistem dalam suatu  organisasi yang  mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu  organisasi untuk  dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

Sistem  informasi dalam suatu  organisasi dapat dikatakan  sebagai  suatu  sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

Komponen-komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-­komponen yang  disebut blok  bangunan (building blok), yang  terdiri dari  komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen  kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1. Komponen input
Input mewakili data  yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media  untuk  menangkap  data  yang  akan dimasukkan, yang  dapat berupa  dokumendokumen dasar.
2. Komponen model
  Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik  yang  akan  memanipulasi data  input dan data  yang  tersimpan di basis data  dengan cara  yag  sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box”  dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk  menerima  input, menjalankan  model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media  penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk  menampung  database atau  lebih  mudah dikatakan sebagai sumber  data  dan informasi untuk  memperlancar dan mempermudah kerja  dari sistem informasi.
6. Komponen software
Software  berfungsi sebagai tempat untuk  mengolah,menghitung  dan memanipulasi data  yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
7. Komponen basis data
Basis data (database)  merupakan  kumpulan data  yang saling  berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak  untuk  memanipulasinya.  Data  perlu  disimpan dalam basis data  untuk  keperluan penyediaan informasi lebih  lanjut. Data  di dalam basis data  perlu  diorganisasikan  sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik  juga  berguna  untuk  efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data  diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak  paket yang  disebut DBMS  (Database Management System).
8. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu, kecurangan­kecurangan, kegagalan­kegagalan sistem itu  sendiri, ketidak  efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk  meyakinkan bahwa hal­hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan­kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Elemen-elemen

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu:

1. Tujuan

2. Masukan

3. Keluaran

4. Proses

5. Mekanisme pengendalian

6. Umpan balik

Tujuan

Tujuan utama yang umum ada tiga macam, yaitu (hall, 2001) :
a). Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen,
b). Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen,
c). Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan.

Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk di proses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak.

Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna. Pada sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan yang bermacam-macam, seperti meringkas data, melakukan perhitungan, dan mengurutkan data.

Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

Mekanisme pengendalian dan umpan balik

- Mekanisme pengendalian (control mechanism)
diwujudkan dengan menggunkan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses.
- Tujuannya adalah
untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. Dalam bentuk sederhana, dilakukan perbandingan antara keluaran sistem dan keluaran yang dikehendaki.
- umpan balik negatif (negative feedback)
adalah Umpan balik yang menyesuaikan penyimpangan terhadap standar.
- umpan balik positif (positive feedback)
adalah pengendalian yang sering disebut dengan umpan maju (feedforward).

Batas

Batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah luar sistem (lingkungan). Batas menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem.

Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem . lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri (Kadir, 2002:54).

Sistem ini adalah sistem buatan manusia karena manusialah yang merancang dan mengoperasikannya. Tergolong sebagai sistem terbuka karena menerima masukan dan keluaran bagi lingkungan, serta beradaptasi dengan perubahan dan permintaan lingkungan. Termasuk sebagai sistem fisik, karena secara fisik dapat dilihat. Sistem informasi dapat tergolong sebagai sistem kompleks atau sederhana tergantung pada implementasinya. Sistem informasi digolongan sebagai sistem probabilistic karena kondisi masa depan sistem ini tidak dapat diramalkan dengan pasti (Wilkinson, 1992).

Sistem informasi terdiri dari elemen-­elemen yang  terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.

1. Orang

  Orang  atau  personil yang  di maksudkan yaitu  operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP 

2. Prosedur

  Prosedur merupakan  elemen fisik. Hal ini di sebabkan  karena  prosedur  disediakan  dalam  bentuk  fisik seperti buku  panduan dan  instruksi. Ada  3  jenis prosedur  yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian  untuk karyawan pusat komputer.

3. Perangkat keras

Perangkat keras bagi suatu  sistem informasi terdiri atas komputer  (pusat pengolah, unit  masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

4. Perangkat lunak

  Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
Aplikasi pernagkat lunak  yang  terdiri atas program yang secara spesifik  dibuat untuk  setiap aplikasi.

5. Basis data

  File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.

6. Jaringan komputer

Jaringan komputer  adalah sebuah kumpulan komputer, printer  dan peralatan lainnya  yang  terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel­kabel atau tanpa  kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen  dan data.

7. Komunikasi data

Komunikasi data  adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang  secara  khusus berkenaan  dengan  transmisi atau  pemindahan  data  dan informasi diantara  komputerkomputer  dan piranti­piranti yang  lain dalam bentuk  digital yang  dikirimkan  melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data  merupakan bagian vital dari suatu  sistem informasi karena  sistem ini  menyediakan infrastruktur yang  memungkinkan komputer­komputer  dapat berkomunikasi  satu sama lain.

Karakteristik Data dan Informasi

1. Tipe data
a). tipe data terformat
cocok untuk menyimpan informasi data seperti anggal transaksi dan jam masuk karyawan (format tanggal dan format jam).
b). Tipe data teks
cocok untuk menyatakan data yang panjang semacam biografi singkat seseorang.
c). Tipe data suara
dapat digunakan untuk menyatakan bunyi-bunyian.
d). Data video
dapat digunakan untuk menekankan tentang suatu aktivitas atau kejadian.


2. Akurasi dan persisi
- akurasi
menyatakan derajat kebenaran terhadap informasi dan menentukan kehandalan atau reliabilitas informasi. Informasi yang benar-benar bebas dari kesalahan dikatakan sangat akurat.
- Presisi
berkaitan dengan tingkat kerincian suatu informasi. Ukuran kepresisian dinyatakan dengan jumlah digit yang signifikan.


3. Usia atau rentang waktu
karakteristik informasi yang berkaitan dengan waktu adalah
a). usia informasi (age)
menyatakan lama waktu sejak informasi dihasilkan hingga saat sekarang. Ada dua aspek yang mempengrauhi usia informasi, yaitu interval (skala harian, mingguan, bulanan, dan seterusnya) dan keterlambatan (lamanya waktu berlalu setelah akhir suatu interval sampai informasi tersebut berada ditanga penerima).
b). ketepatan waktu (timeliness)
menyatakan usia data yang sesuai dengan upaya pengambilan keputusan. artinya informasi tersebut tidak using/kadaluarsa ketika sampai ke penerima, sehigga masih ada waktu untuk menggunakan informasi tersebut sebagai bahan pengambilan keputusan.
c). rentang waktu (time horizon)
rentang waktu/kerangka waktu (timeframe) menyatakan selang waktu yang digunakan untuk mencakup data. Rentang waktu dapat beropersi di masa lalu, masa sekarang, atau masa mendatang.
d). tingkat keringkasan dan kelengkapan
informasi harus ringkas agar sesuai dengan kebutuhan penerima informasi. Idealnya, informasi yang penting bagi pengambilan keputusan haruslah lengkap (tidak ada yang hilang) sehingga dapat mengurangi faktor ketidakpastian.
e). kemudahan akses
agar informasi bisa diterima oleh pemakai dengan lancar, kemudahan akses terhadap informasi harus terjamin.
f). Sumber
• Sumber informasi dapat bersifat internal (yang berasal dari dalam lingkup itu sendiri) dan eksternal (yang berasal dari lingkungan luar).
• Sumber informasi juga bersifat formal (yang diperoleh melalui sistem informasi, dokumen-dokumen yang dipublikasikan, dan hasil pertemuan resmi) dan informal (dari perbincangan tak resmi).


4. Relevan dan nilai
- relevan berarti bahwa informasi benar-benar memberikan manfaat bagi pemakai.
- Nilai informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya (jogiyanto, 2000).
- Suatu informasi dianggap bernilai kalau manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya.
- Nilai informasi tidak mudah untuk dinyatakan dengan ukuran yang bersifat kuantitatif (Wilkinson, 1992).


5. Kualitas informasi
istilah kualitas informasi (quality of information) dipakai untuk menyatakan informasi yang baik.
Kualitas informasi sering diukur berdasarkan :
a). Relevansi
b). Ketepatan waktu
c). Keakurasian

Kualitas Informasi

Kualitas informasi adalah produk dari informasi yang mempunyai karakteristik, atribut atau kualitas yang menjadikan informasi lebih berarti.

Informasi mempunyai tiga dimensi, yaitu :

1. Time
Dimensi Time atau waktu mempunyai empat kriteria, yaitu :
– Timeliness (Ketepatan Waktu)
– Currency (Mara Uang)
– Frequency (Frekuensi)
– Time Period (Periode Waktu)


2. Form
Dimensi Form atau Bentuk mempunyai lima kriteria, yaitu :
– Clarity (Kejelasan)
– Detail (rincian)
– Order (Urutan)
– Presentation (Presentasi)
– Media


3. Content
Dimensi Content atau Isi mempunyai enam kriteri, yaitu :
– Accuracy (Ketepatan)
– Relevance (relevansi)
– Completeness (Kelengkapan)
– Consciouseness (Kesadaran)
– Scope (Cakupan)
– Performance (Penampilan)

Sumber Daya Sistem Informasi

Menurut O'Brien (2005), Sistem Informasi (SI) merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, harware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebabkan informasi dalam sebuah organisasi.

Menurut O'brien (2005), kerangka kerja dari SI memberikan gambaran umum area-area utama pengetahuan SI yang dibutuhkan oleh para praktisi bisnis, berikut ini adalah gambarnya :

Adapun penjelasan dari masing-masing komponen kerangka diatas adalah :

1. Konsep-konsep dasar:

konsep dasar keprilakuan, teknis, bisnis, dan manajerial termasuk mengenai berbagai komponen dan peran sistem informasi.

2. Teknologi informasi:

Konsep-konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasi yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen, dan banyak teknologi berbasis internet.

3. Aplikasi bisnis:

Penggunaan utama dari SI untuk operasi manajemen dan keunggulan kompetitif bisnis.

4. Proses pengembangan:

Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis.

5. Tantangan manajemen:

Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakaian akhir, perusahaan, dan global bisnis.

Menurut O'Brien (2005), komponen dan aktivitas SI terdiri dari sumber daya data, hardware, software, manusia, dan jaringan untuk melakukan aktivitas input, pemrosesan, output, penyimpanan dan pengelolaan yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi, berikut ini adalah gambar dan penjelasannya:

Komponen dan aktivitas sistem informasi:

1. Sumber Daya Manusia:

Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar SI.
- Pemakai akhir, adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut.
- Pakar SI, adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi



2. Sumber Daya Hardware

Meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Contoh-contoh hardware dalam sistem informasi berbasis komputer adalah :
- Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemrosesan pusat yang berisi pemrosesan mikro, dan berbagai peralatan periferal yang saling berhubungan.
- Periferal komputer, yang berupa peralatan seperti keyboard atau mouse elektronik untuk input data dan perintah, layar video, atau printer untuk output informasi, dan disk magnetis atau optikal untuk menyimpan sumber daya data.



3. Sumber Daya Software.

Meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. contohnya adalah :
- Software sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer.
- software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi pengguna tertentu komputer oleh pemakai akhir.
- Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi.



4. Sumber Daya Data.

Data dapat berupa banyak bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, yang terdiri dari angka dan huruf serta karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan entitas lainnya. Data teks, terdiri dari kalimat dan paragraf yang digunakan dalam menulis komunikasi, data gambar, seperti bentuk grafik dan angka, serta gambar video grafis dan video; serta data audio, suara manusia dan suara-suara lainnya, juga merupakan bentuk data yang penting.
Sumber daya sistem informasi umumnya diatur, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi pengolahan pengelolaan sumber daya data ke dalam :
- database yang menyimpan data yang telah diproses dan diatur.
- dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuknya, seperti fakta, peraturan.



5. Sumber daya jaringan.

Menekankan bahwa teknologi informasi dan jaringan adalah komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan meliputi :
- Media komunikasi
- Dukungan jaringan



6. Input sumber daya data

Pemrosesan data menjadi informasi. data bisasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti penghitungan, perbandingan, penilaian, pengklasifikasian, dan pengikhtisarian.



7. Output produk informasi.

Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir.



8. Penyimpanan sumber daya data.

Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian.



9. Pengendalian kinerja sistem.

Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapkan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir.

Kesimpulannya Aktivitas Sistem Informasi meliputi:

• Input: Memindai secara optikal barang-barang dengan pengenal yang menggunakan kode garis
• Pemrosesan: Menghitung pembayaran karyawan, pajak, dan potongan gaji lainnya
• Output: Menghasilakn laporan dan tampilan mengenai kinerja penjualan
• Penyimpanan: Memelihara catatan mengenai pelanggan, keryawan, dan produk
• Pengendalian: Menghasilkan sinyal yang dapat didengar untuk menunjukkan entri yang tepat atas data penjualan

Sumber :
Jogiyanto, 2005. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi.
Kadir, Abdul. 2002. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
http://cynthia-octavianti92.blogspot.co.id/2013/01/pengertian-sistem-informasi-dan-sistem.html
http://apr1l-si.comuf.com/SI.pdf
http://tipsmotivasihidup.blogspot.co.id/2013/02/aktivitas-sistem-informasi.html
https://wistaprawista.wordpress.com/2013/04/08/dimensions-of-information-systems-dimensi-sistem-informasi/
http://imansunandar14.blogspot.co.id/2013/05/sumber-daya-sistem-informasi.html